Прием и регистрация документов

Организация работы с документами Часть 3. Организация документооборота Регистрация документов Регистрация документа — присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму. Регистрационный номер документа регистрационный индекс документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрационно-учетная форма - документ карточка, журналв том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т. Пока документ не прием и регистрация документов, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, т. В процедуре регистрации можно выделить три цели: учет документов. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения использования в справочных целях независимо от способа получения. Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые — в день подписания или утверждения, поступающие — в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата индекс поступления в регистрационном штампе. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется. Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. Он не совпадает и существенно меньше учетного порядкового номера, проставленного в отметке о прием и регистрация документов документа в организацию. Регистрация внутренних документов обычно проводится прием и регистрация документов по группам документов — в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Прием и регистрация документов, бухгалтерские документы регистрируются в прием и регистрация документов, приказы по основной деятельности — в канцелярии, по кадрам — в отделе кадров. Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами: гриф отметка ограничения доступа к документу; внутренняя переадресация документов по исполнителям; код по тематическому классификатору; ключевые слова; количество листов документа; наличие приложений; должностное лицо, поставившее документ прием и регистрация документов контроль; промежуточные сроки исполнения; перенос сроков исполнения; срок хранения документа; статус документа проект, версия ; вид передачи документа почтой, факсом и т. Состав вышеуказанных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен. Прием и регистрация документов этом порядок расположения прием и регистрация документов на регистрационных формах определяется самой организацией. Существует три формы регистрации документов: журнальная, карточная, автоматизированная электронная СЭД. Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой. В настоящее время она используется только в том случае, когда на первое место выступает надежность учета документов, что предотвращает конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, т. При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от прием и регистрация документов в соответствии с используемыми классификаторами. Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой. Как правило, составляются следующие самостоятельные картотеки: справочные, контрольно-справочные; картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан; тематические кодификационные картотеки к приказам, решениям и др. Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки прием и регистрация документов ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов. По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел и т. Для более полного раскрытия содержания документов создаются тематические кодификационные картотеки, в которых: составляется отдельная карточка на каждый вопрос, предмет, содержащиеся в тексте документа, поэтому один документ, в зависимости от содержания, может быть расписан на нескольких карточках; систематизируется информация в соответствии с рубриками внутрисистемного классификатора вопросов деятельности организации. Тематические картотеки используются только в справочных целях, в качестве контрольных картотек они не применяются. Форма регистрационно-контрольной карточки и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самой организации и записаны в инструкцию по делопроизводству. Часто используется следующая форма регистрационной карточки на А5 148х210 мм или А6 105х148 мм : лицевая сторона оборотная сторона Рис. Форма регистрационно-контрольной карточки сроковой картотеки Автоматизированная электронная форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть. При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива печать регистрационно-контрольной карточки. Автоматизированная форма регистрации в настоящее время широко применяется во многих организациях, т. Организация может самостоятельно разработать программу для регистрации документов, но чаще всего используются готовые программные продукты прием и регистрация документов системы электронного документооборота, позволяющие автоматизировать всю работу с документами, начиная с создания проекта или регистрации документа и заканчивая завершением исполнения или отправлением документа в другую организацию. Дополнительная прием и регистрация документов ; ; ; ; ;. Система стандартов по прием и регистрация документов, библиотечному издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Современные технологии документационного обеспечения управления: 2-ое издание, переработанное и дополненное. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. Современные технологии документационного обеспечения управления: 2-ое издание, переработанное и дополненное. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. Современные технологии документационного обеспечения управления: 2-ое издание, переработанное и дополненное. Запрещается воспроизведение или использование любых частей прием и регистрация документов документа каким бы то ни было способом графическим, электронным или механическим, включая изготовление фотокопий, запись, перенос на магнитную ленту или в системы хранения и поиска информации без разрешения правообладателя — ЗАО "ТЕРМИКА". За получением разрешения следует обращаться по e-mail:.

Официальный сайт электронной библиотеки
ds207.ru © 1999—2016 Электронаая библиотека